Privatlivspolitik

Hvem er dataansvarlig

IT Koca, CVR 45639517, Mørdrupvej 86, 3060 Espergærde. Kontakt: info@koca.dk, +45 28 93 96 69.

Vi gemmer, før I er færdige

Vurderingsformularen beder om navn og e-mail på første skærm, og vi gemmer dem med det samme. Det gør vi, så jeres kladde ikke går tabt, og så vi kan vende tilbage, hvis I ikke bliver færdige.

Bliver forespørgslen aldrig sendt, skriver vi til jer én gang — og kun én gang — med et link tilbage til kladden. Hver af de mails indeholder et afmeldingslink, der virker uden login og uden udløb.

Vil I have oplysningerne slettet før tid, skriver I til os. Påbegyndte forespørgsler, der aldrig indsendes, slettes desuden automatisk sammen med de filer, der hører til.

Hvad vi indsamler

Når I sender en vurderingsforespørgsel, gemmer vi de oplysninger, I selv indtaster: virksomhed, CVR, kontaktnavn, e-mail, telefon, lokation og adgangsforhold samt beskrivelsen af udstyret.

Skriver I gennem kontaktformularen, gemmer vi også den besked. Tidligere blev den kun sendt som en mail til os.

Uploader I filer, gemmer vi filen, dens oprindelige navn, størrelse og type. Filerne kan indeholde serienumre og billeder af jeres lokaler — det er derfor, de behandles som beskrevet nedenfor.

Hvorfor vi må behandle dem

Behandlingen sker for at kunne vurdere jeres udstyr og indgå en eventuel aftale. Det er grundlaget — vi beder ikke om samtykke til det, fordi et samtykke, I ikke reelt kan sige nej til, ikke er et samtykke.

Markedsføring er noget andet. Det kræver et separat og frivilligt samtykke, som I kan trække tilbage når som helst uden at det påvirker jeres sag.

Hvordan filerne opbevares

Uploadede filer ligger uden for den offentligt tilgængelige del af sitet og har ingen gættelig adresse. De kan kun hentes af en medarbejder, der er logget ind.

Hver fil scannes, inden nogen kan åbne den. Indtil scanningen er gennemført, er filen utilgængelig — også for os.

Vi logger, hvem der har set og hentet en sag, og hvornår.

Chatten på sitet

Sitet har en chat, hvor et automatisk svar genereres af en sprogmodel. Det, I skriver i chatten, sendes til Ollama (ollama.com), som driver modellen for os. Jeres besked forlader altså vores server og behandles hos en leverandør uden for IT Koca.

Derfor beder chatten aldrig om navn, e-mail eller andre kontaktoplysninger, og I bør ikke skrive fortrolige oplysninger i den. Skal vi have jeres oplysninger, sker det gennem formularen, som ikke sender noget videre.

Vi gemmer samtalen hos os selv, så en henvendelse ikke går tabt, hvis chatten ikke kunne svare. Samtaler slettes automatisk efter 90 dage.

Svarene er automatisk genererede og kan tage fejl. De er ikke et tilbud og ikke en aftale — priser, frister og aftaler kommer altid fra et menneske.

Hvem får oplysningerne at se

Kun medarbejdere hos os, der arbejder med sagen. Vi videregiver ikke jeres oplysninger til andre uden en konkret grund, I er informeret om.

Undtagelsen er de leverandører, sitet er bygget på: Ollama behandler det, I skriver i chatten, og Google Analytics ser, hvordan siden bruges — sidstnævnte kun hvis I har sagt ja til det i cookiebanneret.

Hvor længe vi gemmer dem

Aktive sager gemmes, så længe forløbet varer, og regnskabsbilag i den periode, bogføringsloven kræver.

Chatsamtaler slettes efter 90 dage.

Den præcise opbevaringsperiode for afviste forespørgsler og for påbegyndte forespørgsler, der aldrig blev sendt, er ved at blive fastlagt. Vil I have jeres oplysninger slettet inden da, skriver I bare til os.

Jeres rettigheder

I kan bede om indsigt i, rettelse af eller sletning af de oplysninger, vi har om jer, og gøre indsigelse mod behandlingen. Skriv til info@koca.dk, gerne med jeres reference.

Er I utilfredse med vores behandling, kan I klage til Datatilsynet.